Retencja danych osobowych
Retencja danych osobowych to synonim ogólnoświatowej automatyzacji i cyfryzacji danych osobowych. Termin ten, wraz z procedurami postępowania dotyczącymi ustalenia czasu przetwarzania danych określany jest przez politykę retencji danych. Polityka retencji danych to zestaw wytycznych i jasnych zasad, które pomagają instytucjom śledzić, jak długo informacje muszą być przechowywane dane osobowe i w jaki sposób je usunąć, gdy nie są już potrzebne. Każda polityka danych osobowych powinna kontrolować i wyjaśniać sposób formatowania danych oraz nazywać systemy i urządzenia do ich przechowywania. Wszystkie te czynniki są najczęściej oparte na przepisach dowolnego organu regulacyjnego rządzącego daną branżą.
Czym jest okres retencji danych?
Okres retencji danych stanowi czas, w jakim zbierane są dane do wykonania konkretnej czynności. Jednym z przykładów okresu retencji danych może być okres przedawnienia zobowiązań podatkowych czy okres wnoszenia potencjalnych roszczeń. Wszelkie możliwe okresy retencji regulowane są w sposób prawny lub wyznaczane za pomocą jasnych wytycznych danej organizacji.
W jakim celu stosuje się retencję danych osobowych?
Aktualnie, każdego dnia można usłyszeć o niebezpiecznych przypadkach ujawnienia danych osobowych na zewnątrz firm i instytucji. Głównym zadaniem retencji danych osobowych jest minimalizacja ryzyka wypływu danych i ochrona pracowników. Jeśli dana firma, organizacja lub inna instytucja nie posiada modułu polityki retencji i ulegnie atakowi hakerów, ujawnieniu ulegają tysiące poufnych danych, co daje do nich dostęp nieupoważnionym osobom. Aby uniknąć tej i podobnie niebezpiecznych sytuacji warto wybrać system kafeteryjny, który dostarczy moduł retencji danych osobowych, a tym samym będzie skutecznie chronił dane pracowników. Rozwiązaniem jest moduł retencji w systemie Motivizier, który jest aktualnie najnowocześniejszym na polskim rynku systemem wsparcia dla działów Human Resources, między innymi w zakresie zarządzania danymi osobowymi.
Jakie są zalety korzystania z modułu retencji danych Motivizier?
Moduł retencji danych osobowych systemu kafeteryjnego Motivizier pozwala administratorom działu HR na proste zarządzanie polityką retencji. Innowacyjność modułu retencji nie tylko zapewnia ochronę danych osobowych pracowników, ale również ułatwia przechowywanie danych w zgodzie z wytycznymi. Wśród zalet modułu Motivizier są:
– możliwość nadawania koniecznych uprawnień administratorom HR
– możliwość tworzenia kategorii retencji
– definiowanie okresu retencji w miesiącach
– opcja usuwania lub anonimizacji danych osobowych
– definiowanie daty wyliczenia retencji
– raportowanie procesu zakończenia retencji
– opcja automatycznego procesu zakończenia retencji lub inicjacji „ad-hoc” z systemem przypomnień dla administratora
Dlaczego warto wybrać system Motivizier?
System kafeteryjny Motivizier i moduł retencji stanowi jasny i prosty system zarządzania danymi osobowymi. Moduł ulega bieżącej weryfikacji i rozwojowi, pozostając w stałym kontakcie z administratorami działów HR. W ten sposób, moduł Motivizier może sprostać zmieniającym się oczekiwaniom prawnym, z którymi borykają się pracodawcy. Moduł retencji w systemie kafeteryjnym Motivizier zapewnia całkowitą zgodność z literą prawa, rzetelność i czytelność obsługi danych osobowych. Dzięki temu innowacyjnemu modułowi, zarządzanie danymi osobowymi stanie się prostsze, a ich przechowywanie staje się bezpieczne zarówno dla kadry kierowniczej, administratorów HR, jak i dla samych pracowników.
